Con TuPassi dite addio alle code agli sportelli

Quella che TuPassi propone è una vera rivoluzione copernicana del modo di concepire l’organizzazione dell’accoglienza e dell’attuale assegnazione dei posti in coda. L’obiettivo è quello di svuotare le sale d’attesa, perché chi ha un appuntamento non ha la necessità di arrivare con un’ora d’anticipo, ma cercherà di sprecare il minor tempo possibile davanti alla porta in cui deve entrare. Prendere un appuntamento invece di un numero in coda con TuPassi allarga i confini delle sale d’attesa, li virtualizza e li sposta lì dove il cittadino si trova: dal momento in cui ha preso l’appuntamento si è già in sala d’attesa. Abbiamo raggiunto Giovanni Fontana, amministratore unico della Miropass, la startup innovativa che ha creato TuPassi, per approfondire alcuni temi legati al servizio che sta rivoluzionando giorno dopo giorno il modo di gestire il proprio rapporto con la Pubblica Amministrazione nel Comune di Roma.

TuPassi ha puntato sul Comune di Roma Capitale, a partire dall’XI Municipio che ha iniziato la sperimentazione nel maggio 2014, per dimostrare sul campo, e senza ombra di dubbi, che il sistema di gestione dell’accoglienza TuPassi è in grado di gestire ogni tipo di organizzazione, anche quelle di maggiori dimensioni o quelle più complesse. A partire dal mese di novembre 2015 tutti i servizi anagrafe di tutti i 15 Municipi di Roma Capitale adottano TuPassi com strumento di gestione dell’accoglienza. Il primo obiettivo che ci poniamo è che il Comune di Roma Capitale e i suoi cittadini imparino ad usare nel modo migliore questo nuovo modello di organizzazione dell’accoglienza: come tutti sappiamo un conto è l’affidabilità dell’automobile e un conto sono gli anni di patente di chi la guida, diciamo che per ora la patente è fresca di stampa. Più si impara ad usare TuPassi e più lo si estenderà a tutte le situazioni in cui ci deve essere un incontro da pianificare con gli Utenti dei servizi o degli eventi. Il secondo obiettivo, che è il motivo per cui è nato il motore di ricerca internet www.tupassi.com, è quello di mettere in rete tutti i Servizi del territorio: sanità pubblica e privata; i servizi al pubblico delle municipalizzate e dei grandi Enti di Stato; l’accesso ai musei e ai luoghi di cultura; le scuole e le Università; i parchi di divertimento e le attività commerciali. L’ambizione è di contribuire a fare di Roma una smart city.

Premesso che nei soli mesi di gennaio e febbraio 2016 TuPassi ha rilasciato 238.743 biglietti (appuntamenti), la novità suscita sempre diffidenza, la domanda che spesso ci si pone è “dov’è la fregatura?”. È importante porre attenzione all’informazione sul nuovo servizio, su come si utilizza e quali sono i vantaggi per gli Utenti. Le persone erano abituate ad aspettare in coda con un “numeretto” in mano, ora hanno un biglietto che dice a che orario saranno serviti e che, se anche si allontanano e ritornano con qualche minuto di ritardo, il posto non lo perdono più. Certo la diffidenza fa sì che molti restino ugualmente in sala d’attesa, ma sempre di più la gente sta imparando a fidarsi sapendo che è vero: TuPassi gli tiene il posto!

TuPassi è stato realizzato con la stretta collaborazione tra esperti informatici e professionisti che per tanti anni si sono occupati di gestire i rapporti con le persone anziane, o che si rivolgevano ai servizi sanitari. Da questa collaborazione è nata la consapevolezza che i Totem (le colonnine a cui abitualmente ci si reca per prendere il biglietto per fare la coda) dovessero avere una interfaccia adatta anche alle persone meno esperte. Potrei citarle diversi casi in cui ho visto persone anziane che, dopo aver preso il biglietto, spiegavano a chi aveva dubbi su come fare. Di base il sistema di sala assomiglia ai tradizionali: si prende un biglietto che riporta un orario e un codice e si guarda sul monitor a che sportello si è stati chiamati. Il Comune di Roma Capitale, dopo aver sperimentato per alcuni mesi il sistema TuPassi, ha ora deciso di procedere ad una campagna informativa rivolta ai suoi Utenti per facilitare l’accesso ai servizi.

Al Comune di Roma l’app Qurami, secondo il principio della georeferziazione, rilascia appuntamenti interrogando direttamente il sistema Dipartimentale di TuPassi, analogamente a quanto fa per altri Enti dove interroga i sistemi di altre società fornitrici di elimina code. La differenza è fondamentalmente in questo, TuPassi è contemporaneamente: un sistema di gestione dell’accoglienza; un portale internet che collega tutti i dipartimentali di TuPassi ma anche Dipartimentali e CUP di altri soggetti; un’app che consente di avere le stesse funzionalità del totem o del sito, ovvero prenotazione con la scelta del giorno e dell’orario. TuPassi rappresenta quindi una rivoluzione nel modo di gestire l’accoglienza, non più basato sul mettere le persone in fila con un numero in mano, ma concordando con ciascuno quando desidera essere servito, scegliendo tra le disponibilità ancora libere. Nessuno perde il posto e nessuno dovrebbe perdere tempo. Agli appuntamenti ci si deve andare rilassati e non di corsa: accoglienza slow!